agwebrunner.com

Узимајући у обзир да су Мицрософт ПоверПоинт презентације углавном праћене гомилом слика, гиф-ова, уграђених видео записа, графикона, графикона и другог садржаја, није изненађење што добијате прилично велике датотеке. Ево неколико корака које можете предузети да бисте смањили величину датотеке презентације.

Велике датотеке могу бити досадне. Заузимају пуно драгоценог простора на диску, успоравају перформансе репродукције и могу довести до повратка е-поште због прекорачења ограничења величине датотеке. Све ове ствари можете спречити смањењем величине датотеке презентације.

Већ смо га спомињали, али прва ствар на коју бисте помислили кад размишљате о смањењу величине датотеке су слике - и то са добрим разлогом. Датотеке слика могу бити прилично велике. Постоје кораци које можете предузети за смањење величине, као што је сажимање слика у презентацији. Ако сумњате да је разлог зашто је ваша ПоверПоинт датотека толико велика због слика, прочитајте чланак који смо написали о томе како да смањите величину Оффице докумената који садрже слике.

ПОВЕЗАН:Како смањити величину Мицрософт Ворд документа

Имамо неколико додатних савета које бисмо могли додати ако сте следили ове кораке, али ипак треба да смањите величину датотеке презентације.

Претворите своју презентацију у ППТКС формат

Мицрософт је објавио ППТКС формат у Оффицеу 2007. Ипак, није реткост да ППТ датотеке лебде около. Па, која је разлика између ППТ и ППТКС датотеке? Верзија ППТКС компресује сав садржај презентације. Ако имате ППТ датотеку и претворите је у ППТКС датотеку, приметићете смањење величине датотеке.

Претварање датотеке једноставно је попут притиска на дугме и избора типа датотеке. Само напред и отворите своју ППТ датотеку, идите на картицу „Датотека“, а затим кликните на „Претвори“.

Појавиће се Виндовс Филе Екплорер. Приметићете да је тип Сачувај као постављен као „ПоверПоинт презентација“. Ово је тип датотеке ППТКС. Кликните на „Сачувај“.

Ваша ППТ датотека ће се сада претворити у ППТКС датотеку. Као што видите, величина датотеке је смањена.

ХТГ Пресентатион 2 је наша ППТ датотека, а ХТГ Пресентатион 3 је наша ППТКС датотека. Пуким претварањем типа датотеке величина је смањена за 335 КБ.

Иако ово није пад величине датотеке који одузима дах, успели смо да смањимо величину датотеке Ворд документа са 6.001 КБ на 721 КБ. Све зависи од тога шта се налази у датотеци. Уз мало среће, ово ће бити једини корак који требате предузети. Ако не, наставите да читате.

Уметните своје слике - немојте копирати и налепити

Примамљиво је да копирате и налепите слику у ПоверПоинт уместо да користите функцију уметања. Ово неће представљати проблем ако вас не брине величина датотеке, али ако јесте, чувајте се копирања и лепљења - можда ће слика поново форматирати у БМП или ПНГ. Зашто је ово проблем? Оба формата датотека већа су од ЈПГ.

На горњој снимци екрана можете видети да је ПНГ датотека 153КБ у поређењу са 120КБ ЈПГ датотеком исте слике. Сваки пут када копирате и налепите ЈПГ датотеку у ПоверПоинт, а она се претвори у ПНГ, у презентацију додате мало непотребне величине датотеке. Коришћење функције уметања осигураће да се слике уметну како је предвиђено.

Уређујте слике у уређивачу слика - не у ПоверПоинту

Када уметнете слику у ПоверПоинт, најбоље је да уверите се да јој нису потребне никакве измене. Ако њега ради захтевају измене, боље је да то радите у уређивачу слика. Зашто? Када користите ПоверПоинт за уређивање слике, она чува све те измене као део презентације. На пример, када слику промените у црно-белу, ПоверПоинт задржава и слику у боји. То је пуно додатних залогаја.

Ако немате уређивач слика (имате га) или једноставно морате да користите ПоверПоинт, обавезно реците ПоверПоинту да одбаци сав тај вишак података сачуваних из уређивања. Нећете вам уштедети толико простора као рад у наменском уређивачу, али ће вам помоћи.

Стисните све слике у презентацији

Можете да компресујете слике у ПоверПоинту једну по једну или све одједном. Ако желите да урадите ово друго, ево како.

Отворите презентацију, идите на картицу „Датотека“, а затим у левом окну изаберите „Сачувај као“.

Затим одаберите „Још опција“, коју ћете пронаћи испод подручја у којем бисте дали назив датотеци, и одаберите тип датотеке.

Појавиће се прозор „Сачувај као“ - овог пута са неколико додатних опција које су вам на располагању. Поред дугмета „Сачувај“ кликните на „Алати“.

У падајућем менију који се појави одаберите „Цомпресс Пицтурес“.

Појавиће се прозор „Цомпресс Пицтурес“. Овде можете одабрати врсту резолуције слика (на основу ППИ) у презентацији. Такође ћете приметити да не можете да изаберете опцију „Примени само на ову слику“ у групи „Опције компресије“. То је зато што због начина на који смо приступили овом алату ова опција није доступна.

Белешка:Ако желите да компресујете једну слику, изаберите је, а затим идите на Формат алата за слике> Компримовање слика.

Када сте задовољни избором, кликните на „У реду“.

Обавезно сачувајте презентацију.

Не користите уграђене фонтове

Схватамо зашто бисте можда желели да уградите фонтове - можда правите тематску презентацију у оквиру Ратова звезда и као резултат, свима с којима можда делите презентацију вероватно неће бити доступни ти посебни фонтови. Уграђивање фонтова у презентацију могло би спречити проблеме, али то долази по цену повећаних величина датотека.

Генерално, осим ако нисте сигурни да треба да прикажете одређени фонт, препоручујемо да искључите уграђивање фонта.

Идите на картицу „Датотека“ и одаберите „Опције“ у дну левог окна.

На картици „Сачувај“ уклоните ознаку из поља „Угради фонтове у датотеку“, а затим кликните на „У реду“.

Сачували смо копију наше презентације са свим уграђеним фонтовима, без уграђених фонтова и са уграђеним само фонтовима који се користе у презентацији. Погледајте разлику ако су величине датотека:

Уверени сте већ?

Линк до датотека уместо да их уграђујете

Размотрите разлику у величини датотеке ако у своју презентацију уградите цео ИоуТубе видео, уместо да се на њега поново повежете. Уградњом целог видео снимка значајно ћете повећати величину презентације. Свакако постоје неке драгоцене предности приликом уграђивања датотеке у односу на повезивање са њом (на пример када прималац можда нема приступ Интернету за репродукцију видео записа), али ако је величина датотеке проблем, једноставно то немојте радити.

Не чувајте сличицу за презентацију

Давно када вам је Оффице дозволио да сачувате сличице презентације како бисте могли да добијете лагани преглед датотеке док је тражите у Филе Екплорер-у. Виндовс је постао софистициранији, па му за то више није потребна помоћ Оффице апликација. Али, опција је и даље доступна.

Спровели смо мали тест да бисмо видели разлику у величини датотеке са и без ове опције. Ево резултата:

Са омогућеном опцијом сличица, величина датотеке је била 2.660 КБ. Без омогућене опције, величина датотеке је смањена на 2.662 КБ, што је укупно уштедело 7 КБ.

Ово је прилично мала уштеда, али када смо је тестирали са Ворд документом, разлика је била значајна, приказујући 721 КБ без омогућене опције и 3.247 КБ са омогућеном опцијом.

Иако је ово велики јаз између апликација и није сасвим јасно зашто је разлика тако велика, то је ипак опција коју вреди истражити. Да бисте онемогућили функцију, отворите презентацију, идите на картицу „Датотека“, а затим одаберите „Својства“ која се налазе на десној страни, а затим „Напредна својства“.

Сада ћете бити на картици „Резиме“ прозора „Својства“. На дну прозора уклоните ознаку из поља поред „Сачувај слику прегледа“, а затим кликните на „ОК“.

Уклоните личне и скривене податке са презентације

Мицрософт Оффице ће у вашој презентацији чувати ваше личне податке (као што је име аутора) и скривена својства. Ако се решите ових података, можете да уштедите мало простора.

Отворите презентацију, идите на картицу „Датотека“, одаберите опцију „Провери проблеме“, а затим одаберите „Прегледај документ“.

Појавиће се прозор „Прегледник докумената“. Обавезно потврдите оквир „Својства документа и лични подаци“, а затим кликните на „Провери“.

У следећем прозору изаберите „Уклони све“. Информације ће сада бити уклоњене, што ће вам уштедети неколико КБ простора.

Искључите аутоматско обнављање

Не препоручујемо ово обавезно и требало би да се користи само у крајњем случају. АутоРецовер је основни алат у Оффицеу и ако сте икада изгубили документ пре чувања, тада тачно разумете на шта мислимо.

Сваки пут када Оффице користи АутоРецовер, то мало додаје величини датотеке. Да бисте искључили аутоматско обнављање, идите на картицу „Датотека“ и изаберите „Опције“ која се налази на дну левог окна.

На картици „Сачувај“ у прозору „Опције“ уклоните ознаку из поља „Сачувај податке о аутоматском обнављању икад кк минута“.

Ако сачувате и одмах изађете из презентације, нећете приметити разлику. Временом, док настављате да напредујете кроз презентацију, функција аутоматског опоравка ће додати датотеку у КБ.

Копирајте све у нову презентацију

Док правите презентацију, ПоверПоинт ће сачувати разне ствари у позадини да би вам помогао. Поменули смо како да искључите многе од ових функција, избришете податке које ПоверПоинт чува и тако даље, али увек постоји шанса да нешто промакне кроз пукотине, а ПоверПоинт је сачувао неке информације које вам нису потребне. Копирање вашег садржаја у нову презентацију може бити добро решење проблема.

Ово може представљати малу гњаважу, иако ћете, са ПоверПоинт-ом, морати да копирате и налепите сваки слајд (и главне слајдове). Међутим, након што то учините, нова презентација неће имати ниједно претходно чување позадине, информације о аутоматском опоравку или претходне верзије датотеке. Као резултат, требало би да видите промену величине датотеке.

Иако вам не можемо тачно рећи колико ће вам ово смањити величину датотеке, јер ће се свака презентација разликовати, вреди покушати.

Могућност: распакујте презентацију и стисните је

Као што смо раније поменули, ППТКС датотека је компримована датотека (због чега је величина много мања од старе школске ППТ датотеке). То значи да га можете отворити помоћу алата као што је 7-Зип или ВинРар, извући све датотеке из ППТКС-а, додати их у компримовану архиву, а затим преименовати архиву у екстензију датотеке ППТКС.

Међутим, овде смо имали неких проблема.

Током Робовог тестирања са својим Ворд документом, успешно је смањио величину датотеке са 721 КБ на 72 КБ. Међутим, оштетила је датотеку у процесу. Током мог тестирања са мојом датотеком од 2.614 КБ, није је оштетио, већ ју је смањио на 2.594 КБ - укупно само 20 КБ. Нисмо сигурни шта се овде игра, па ако желите да ово пробате, обавезно направите резервну копију датотеке пре него што то учините.

То су сви савети које смо добили за смањење величине ваше ПоверПоинт презентације. Увек тражимо нове и занимљиве начине за смањење величине датотека, па ако имате савете, јавите нам у одељку за коментаре и радо ћемо их тестирати!