agwebrunner.com

Ворд документи могу добити огромне, необично дугачке, сложене документе са гомилом уграђених слика, фонтова и других објеката. Али такође се чини да документи могу нарасти из руку без наизглед никаквог разлога. Ако имате посла са огромним документом, ево неколико ствари које можете покушати да смањите у величини датотеке.

Када добијете Ворд документ који је мало превелик, прво што ћете покушати је сажимање слика у њему. То је делимично зато што су сајтови попут Хов-То Геек написали свеобухватне чланке у којима објашњавају како се то ради, а делом зато што се чини да слике увек надиру у величину Ворд документа ван разлога. И даље би требало да следите савете које смо написали у том чланку, јер ако имате слике, оне ће вам помоћи.

Али ако немате слике или сте се придржавали тих савета и ако желите да смањите величину датотеке, покрићемо вас. Имамо много савета за дељење, па смо их разломили на ствари које ће дефинитивно помоћи у смањењу величине Ворд документа, ствари које би могле помоћи и неке уобичајене савете којима не бисте сметали. .

Хајде да почнемо.

Савети који ће сигурно помоћи у смањењу величине документа

Неће вам бити корисни сваки савет који пронађете. Понекад је то зато што се не односе на вашу ситуацију (ако немате слике, савети за компресовање слика неће бити од користи), али понекад су савети једноставно погрешни. Тестирали смо све савете у овом одељку, тако да знамо да раде.

Претворите свој документ у ДОЦКС формат

Мицрософт је објавио ДОЦКС формат у програму Оффице 2007, па ако и даље користите .доц формат, време је за конверзију. Новији .доцк тип датотеке у суштини делује као ЗИП датотека компримовањем садржаја документа, па ће једноставно претварање .доц датотеке у .доцк формат ваш документ учинити мањим. (Ово се, такође, односи на друге Оффице формате као што су Екцел (.клс до .кслк), ПоверПоинт (.ппт до .пптк) и Висио (.всд до .всдк).)

Да бисте претворили .доц датотеку, отворите је у програму Ворд и кликните Филе> Инфо> Цонверт.

Кликните „У реду“ у одзиву који се појави, кликните дугме „Сачувај“ и Ворд претвара ваш документ у .доцк. Ворд врши ову конверзију тако што креира потпуно нову верзију документа у новом формату, тако да ћете и даље имати на располагању стару .доц верзију.

То смо тестирали на узорку датотеке .доц од 20 страница која је садржала шест слика, разне табеле и ознаке форматирања. Првобитна .доц датотека износила је 6,001 КБ, али претворена .доцк датотека била је тешка само 721 КБ. То је 12% од првобитне величине. Ништа друго што предлажемо у наставку неће учинити више на смањењу величине ваше датотеке, па ако имате .доц датотеке које можете претворити у .доцк, ваш посао ће можда бити готов.

Уметните своје слике уместо да их копирате и налепите

Када копирате и налепите слику у документ, Ворд износи одређене претпоставке о томе како се носити с њом. Једна од ових претпоставки је да желите да налепљена слика буде БМП формата, што је велики тип датотеке, или понекад ПНГ, који је и даље прилично велик. Једноставна алтернатива је да уместо ње налепите слику у програм за уређивање, сачувате је у мањем формату попут ЈПГ-а, а затим користите Уметни> Слика да бисте уметнули слику у документ.

Лепљење малог снимка екрана испод директно у иначе празан Ворд документ учинило је да се величина тог документа повећа са 22 КБ на 548 КБ.

Ако налепите тај снимак екрана у Паинт, сачувате га као ЈПГ, а затим уметнете тај ЈПГ у празан документ, документ је скочио на само 331 КБ. То је нешто више од 40% мање. Још боље, коришћење ГИФ формата резултирало је документом који је био преко 60% мањи. Увећана, то је разлика између документа од 10 МБ и документа од 4 МБ.

Наравно, не можете се увек извући са овим. Понекад ће вам требати бољи квалитет слике који нуде формати попут БМП и ПНГ. Али ако је реч о малој слици или вам није потребан супер висок квалитет, може вам помоћи формат лакшег облика и уметање слике.

Док чувате своју слику, уредите се

Када уређујете слику у програму Ворд, она чува све ваше измене слика као део документа. Ако обрежете слику у документу, Ворд и даље задржава потпуну оригиналну слику. Промените слику у црно-белу, а Ворд и даље задржава оригиналну слику у целој боји.

Ово непотребно повећава величину вашег документа, па када извршите промене на сликама и ако будете сигурни да не морате да вратите те слике, Ворд може да одбаци податке за уређивање.

Али боље од уклањања непотребних података из документа, у првом реду нема тих непотребних података у документу. Било која уређивања која можете извршити, чак и она једноставна, попут обрезивања или додавања стрелице, најбоље је извршити у уређивачу слика пре него што је уметнете у документ.

Компримирајте све слике у једном потезу

Да, рекли смо на почетку да се ради о овом чланку друго начина да смањите величину датотеке, али већина чланака на ову тему говори вам како да компресујете слике једну по једну (укључујући и наш чланак), а овде у Хов-То Геек-у сви смо у потрази за бољим начинима на који то можемо учинити.

Кликните на Филе> Саве Ас> Море Оптионс. (Можда имате „Сачувај копију“ уместо „Сачувај као“ ако имате ОнеДриве са укљученим аутоматским чувањем.)

Ово отвара дијалошки оквир „Сачувај као“, где приступате неким додатним опцијама. Кликните на Алатке> Стисни слике.

Ово отвара таблу „Стискање слика“, где можете да одлучите коју компресију желите да примените на све своје слике одједном.

Опција „Примени само на ову слику“ је сива, јер је ово алатка „све или ништа“ - или ће све ове слике применити ове опције када сачувате документ или ниједна. Дакле, ако желите да одаберете различите опције за различите слике, ово вам неће успети. Али ако желите да компресујете све слике у једном потезу, ово је опција коју ћете користити.

Изаберите свој избор, кликните на „ОК“, а затим сачувајте нову верзију документа са свим компримованим сликама.

Престаните да уграђујете фонтове у документ

Осим ако не користите необичан фонт из далеке галаксије, готово је сигурно да ће свако са ким делите документ моћи да га прочита користећи своју копију програма Ворд (или бесплатну алтернативу попут Либре Оффице). Па зашто бисте желели да губите простор у датотеци уграђивањем фонтова? Зауставите ово тако што ћете отићи у Датотека> Опције> Сачувати и искључити опцију „Угради фонтове у датотеку“.

Можда мислите да ово не би имало велике разлике, али погрешили бисте. Ако је укључено уграђивање фонтова и искључена опција „Не уграђуј уобичајене системске фонтове“, разлика у величини датотеке је скоро 2 МБ. Чак и када је укључено „Не уграђуј уобичајене системске фонтове“ (што значи да фонтови попут Цалибри, Ариал, Цоуриер Нев, Тимес Нев Роман и тако даље нису укључени), датотека је и даље скоро 1,3 МБ већа.

Тако да, престаните да уграђујете фонтове у документ.

ПОВЕЗАН:Како поставити задати фонт у програму Ворд

Престаните да уграђујете друге датотеке ако можете

Недавно смо вам показали како да уградите или повежете Екцел табелу у Ворд документ (а то можете да урадите и са другим датотекама, попут ПоверПоинт презентација или Висио дијаграма). Ако можете да повежете табелу уместо да је уграђујете, уштедећете већи део Екцел датотеке. Нећете сачувати све то, јер ће повезана прорачунска табела и даље додати одређену величину, али ваш документ ће бити много мањи са везом од пуне уграђене датотеке. Наравно, постоје и недостаци у повезивању, као и предности, па прочитајте тај чланак да бисте их разумели пре него што то учините.

Престаните да складиштите сличицу за документ

Некада вам је Ворд омогућавао да сачувате умањену слику документа како би вам Виндовс могао приказати преглед у Филе Екплорер-у. Данас Екплорер Екплорер то може сам да уради и није му потребна Вордова помоћ, али опција је још увек у вашем документу. У нашем тестном документу од 721 КБ, укључивањем ове опције повећана је величина датотеке на 3247 КБ. То је 4,5 пута већа величина оригиналне датотеке - ни за шта. Ову поставку ћете пронаћи у Датотека> Информације> Својства> Напредна својства.

Искључите потврдни оквир „Сачувај сличице за све Ворд документе“ и кликните на „ОК“.

Назив ове опције помало обмањује, јер ако је овде искључите, утиче само на документ који сте отворили, иако пише „сви Ворд документи“. Ако је ово подразумевано укључено када креирате документ, мораћете да га искључите у предлошку Нормал.дотк, а Мицрософт је пружио изврсна упутства за то ако нисте сигурни како.

Ову поставку можете да искључите и у дијалогу „Сачувај као“, где се назива мало тачније „Сачувај сличицу“.

Уклоните личне и скривене податке из документа

Лични подаци не само да се додају величини вашег документа, већ читаоцима потенцијално дају информације које не желите да имају. Можда постоје и информације које су форматиране као скривене, а ако вам тај скривени текст није потребан у документу, зашто их се не бисте решили?

Уклоните ове непотребне информације из документа кликом на Датотека> Информације> Провери проблеме, а затим кликните на дугме „Прегледај документ“.

Обавезно укључите „Својства документа и лични подаци“, а затим кликните на „Провери“. Када инспектор заврши са радом, кликните на „Уклони све“ у одељку „Својства документа и лични подаци“.

Овом акцијом смањена је величина наше тест датотеке за 7 КБ, што није страшан износ. Међутим, добра је пракса уклањање личних података из датотека, па бисте то вероватно ипак требали учинити. Имајте на уму да не можете да вратите ове податке након што сте их уклонили, па се побрините за задовољство пре него што их уклоните. Можете учинити исто за опције „Невидљиви садржај“ и „Скривени текст“, али ово ће датотеку учинити мањом само ако имате скривени садржај.

Искључите аутоматско обнављање (ако се усудите)

Једна од сјајних Вордових функција - заправо једна од сјајних карактеристика сваке Оффице апликације - је АутоРецовер. Ова функција прави редовне резервне копије датотеке док радите, па ако се Ворд сруши или се рачунар неочекивано поново покрене (на пример, када Виндовс ажурира систем преко ноћи), при следећем покретању биће вам представљене аутоматски опорављене верзије отворених докумената Ворд. Наравно, све ове верзије додају величину ваше датотеке, па ако искључите АутоРецовер, датотека ће бити мања.

Идите на Датотека> Опције> Сачувај и искључите опцију „Сачувај информације о аутоматском обнављању сваких [к минута]“.

Ово неће донети тренутну разлику, али ће зауставити додавање нових верзија аутоматског опоравка у датотеку док радите на њој.

Само вас упозорите да више нећете имати верзије Аутоматског опоравка, па ако се Ворд неочекивано сруши или затвори, изгубићете сав свој рад од последњег чувања.

Копирајте све у потпуно нови документ

Док радите на документу, Ворд у позадини чува разне ствари да би вам помогао. Показали смо како да их искључите тамо где је то могуће и како да избришете податке које Ворд прикупља, али у документу ће вероватно и даље бити ствари које вам нису потребне. Ако се нађете подвргнути овој врсти пузања величине документа, можете створити нови документ, а затим копирати све на њега.

Почните са стварањем новог празног документа. Притиском на Цтрл + А изаберите сав садржај у тренутном документу. У новом документу притисните Цтрл + В да бисте све налепили. Ово копира сав ваш текст, одељке, форматирање, опције изгледа странице, нумерисање страница - све што вам треба.

У вашем новом документу неће бити претходног чувања у позадини, података о аутоматском опоравку или претходних верзија, што би требало да смањи величину датотеке.

Имајте на уму да ће ово копирати све податке о уређивању на вашим сликама, па бисте их можда желели прво уклонити из оригиналног документа пре него што све копирате у свој нови документ. Ако не, то није велика ствар. И даље га можете уклонити из новог документа.

Не можемо вам рећи колико ће ово уштедети, јер то може бити од неколико килобајта до пуно мегабајта, али увек је вредно учинити ако желите да из свог документа уклоните што више масти.

Као бонус, видели смо и како овај трик копирања / лепљења у нови документ решава чудне грешке у Ворд документима којима је иначе било тешко ући у траг.

Савети који Моћда Помозите да смањите величину документа

Чини се да би неки савети помогли, али нисмо могли да постигнемо позитиван резултат са њима. Не кажемо да вам неће помоћи да смањите величину датотеке, али изгледа да ће вам требати одређени скуп околности да бисте од њих имали било какве користи. Препоручујемо да прво испробате савете из претходног одељка, а затим да их упутите ако је потребно.

Искључите чување у позадини

Што је документ компликованији и што је дуже прошло од када сте га сачували, то ће дуже требати да се сачува када кликнете на дугме „Сачувај“. Да би ово лакше заобишао, Ворд има поставку Датотека> Опције> Напредно под називом „Дозволи чување позадине“.

Ово подешавање је подразумевано омогућено и чува документ у позадини док радите на њему. Идеја је да ће, када кликнете на „Сачувај“, бити мање промена за спремање, па ће се тако уштедети много брже. Ово је углавном повратак у дане када је Ворд заузимао сразмерно већу количину системских ресурса, а на модерним системима то вероватно није потребно, посебно ако не уређујете изузетно дугачке или сложене документе.

Жири се распитује да ли ово утиче на величину датотеке. Остављање документа отвореним са овом поставком није имало разлике у величини нашег пробног документа (док је аутоматско обнављање укључено учинио повећати величину датотеке). Измене у периоду од око 30 минута такође нису проузроковале да се величина документа знатно промени, без обзира да ли је опција „Дозволи чување позадине“ била укључена или искључена. Ни његово искључивање није променило брзину чувања документа.

Укратко: овај зависи од вас. Ако га искључивање не смањује величину датотеке, оставите га укљученим, јер је све што Ворд ради да би аутоматски сачувао документе добра ствар.

Конвертујте у РТФ, а затим вратите у ДОЦКС

РТФ је скраћеница од Рицх Тект Формат (Формат обогаћеног текста) и отворени је стандард за документе који пружају мало више форматирања од обичног текста, али не и све добре карактеристике ДОЦКС-а. Идеја претварања ДОЦКС-а у РТФ је да уклања све додатно обликовање и све скривене податке, тако да када сачувате свој РТФ као ДОЦКС датотеку, величина датотеке ће бити мања.

Конвертовањем нашег тестног документа од 20 страница, 721 КБ у РТФ, величина датотеке је повећана на 19,5 МБ (зато немојте користити РТФ ако желите малу датотеку). Претварањем натраг у ДОЦКС настала је датотека величине 714 КБ. То је уштеда од 7 КБ - мање од 1% - и зато што РТФ није могао да се носи са неким једноставним форматирањем табела које смо користили, морали смо да га поново форматирамо ... што је вратило величину на 721 КБ.

Чини се да овај неће имати много предности за ваш документ, посебно када савремени ДОЦКС има толико могућности форматирања које РТФ не може да поднесе.

Конвертујте у ХТМЛ, а затим вратите у ДОЦКС

То је иста идеја као и претварање у РТФ, само што је ХТМЛ веб формат. Наш тест конверзије показао је готово идентичне резултате као коришћење РТФ-а.

Испробали смо ово на нашој ДОЦКС датотеци од 721 КБ и претворили смо је у ХТМЛ датотеку од 383 КБ. Претварање натраг у ДОЦКС резултирало је датотеком од 714 КБ. То је уштеда од 1%, али се забрљало са форматирањем, посебно заглављима, и то би требало поновити.

Распакујте документ и стисните га

ДОЦКС документ је компримована датотека, попут архиве коју правите помоћу 7-Ксип или ВинРар. То значи да га можете отворити помоћу једног од тих алата и видети сав садржај. Један савет који бисте могли видети је да извучете све датотеке из ДОЦКС-а, додате их у компресовану архиву и затим преименујете ту архиву у екстензију датотеке ДОЦКС. Хеј престо, имате Ворд документ који је компресован! У теорији ово звучи веродостојно, али користећи 7-Зип и ВинРар и разне формате архива открили смо да нам је сваки пут када смо покушали да отворимо .доцк датотеку коју смо креирали Ворд рекао да је датотека оштећена.

Можда има неке заслуге у овој идеји - наша датотека од 721 КБ је на крају имала само 72 КБ - али не бисмо је препоручили осим ако не желите да проведете пуно времена у игри са њом да бисте је покренули. Такође, уштеда може бити само зато што је процес компресије уклонио / компримовао нешто што спречава Ворд да отвори документ, али не можемо бити сигурни.

Уобичајено предложени савети који вероватно неће правити разлику

Интернетом лебди неколико предлога који звук разумно, али неће имати много ефекта. То не значи да их не бисте требали испробавати, већ само да не очекујете велики утицај на величину документа.

Уклоните претходне верзије документа

Ворд задржава претходне верзије вашег документа док радите на њему. Ово је функција Аутоматског чувања, а неки људи предлажу брисање тако што ће отићи у Датотека> Информације> Управљање документом и уклонити све старе верзије.

Међутим, нема смисла то чинити, јер се те старе верзије чувају у систему датотека Виндовс, а не у вашем Ворд документу. Ако их избришете, ваш документ неће бити мањи. Ако из документа желите да уклоните све информације о претходној верзији, копирајте садржај у потпуно нови документ или направите Филе> Саве Ас да бисте их сачували у нови документ, као што смо раније предложили.

Налепите само текст, а не форматирање

Када желите да копирате и налепите из једног документа у свој тренутни документ, можете да користите различите опције лепљења.

Подразумевана опција која се користи ако кликнете на дугме „Залепи“ (или притиснете Цтрл + В) је „Задржи форматирање извора“. Ово копира несигурне фонтове и форматирање попут подебљаног слова, курзива итд. Али ако уместо тога кликнете на опцију „Задржи само текст“, ово ће - или бар тако иде теорија - смањити величину датотеке уклањањем обликовања.

Покушали смо ово са документом од 20 страница који је применио различито форматирање на текст на свакој страници, а просечна разлика у величини била је нешто испод 2 КБ по страници. Ово могао бити значајан ако имате документ са више од 250 страница, где би он износио око 0,5 МБ, али да ли ћете заиста имати Вордов документ од 250 страница без форматирања? Вероватно не, јер би то било углавном нечитко, па бисте изгубили уштеду када поново додате форматирање.

Све предности ове методе вероватно су до савета који смо дали горе - копирајте и налепите цео документ у нови документ да бисте уклонили претходне верзије, старе измене у уређивању итд.

Промените величину странице

Ворд вам даје опцију да промените величину странице тако што ћете отићи на Лаиоут> Сизе и променити подразумевану величину „Леттер“. О томе постоје лебдећи савети који кажу да ако одаберете мању, али сличну величину попут „А4“ други читачи неће приметити, а ви ћете уштедети на малој величини.

Покушали смо ово са документом од 20 страница у величини „Леттер“ величине 721 КБ. Променили смо величину у „А4“, „А5“ (што је упола мање од „А4“) и „Б5“, а наш документ је сваки пут остао непромењених 721 КБ. Другим речима, то уопште није утицало на величину датотеке.

Престаните да уграђујете језичке податке

Постоји поставка у Датотека> Опције> Напредно под називом „Угради језичке податке“, а на различитим местима ћете видети савете који вам говоре да ово искључите. Наизглед, ово звучи разумно - не би ли додатни лингвистички подаци повећали величину документа?

Укратко, одговор је не ако користите модерну .доцк датотеку. Ворд обрађује језичке податке иза кулиса и не заузима место у документу.

Искључивање ове опције може мало да утиче на старије .доц датотеке, али чак и тада само ако сте користили алат за рукопис и Ворд има неке „информације о исправци препознавања рукописа“ за чување. Иначе, то уопште нема разлике.

То је наша прилично свеобухватна листа начина на које можете смањити своје Ворд датотеке на потребну величину, али увек смо у потрази за новим методама које ћемо испробати (или отказати). Отпустите коментаре ако знате технику коју смо пропустили, а ми ћемо је проверити!