agwebrunner.com

Мицрософт Оффице вам омогућава да шифрујете своје Оффице документе и ПДФ датотеке, омогућавајући никоме да је чак ни не види ако нема лозинку. Савремене верзије система Оффице користе сигурно шифровање на које се можете ослонити - под претпоставком да поставите јаку лозинку.

Следећа упутства се односе на Мицрософт Ворд, ПоверПоинт, Екцел и Аццесс 2016, али поступак би требао бити сличан у другим новијим верзијама система Оффице.

Колико је сигурна заштита лозинком за Мицрософт Оффице?

Функције заштите лозинке Мицрософт Оффице-а у прошлости су се лоше погодиле. Од система Оффице 95 до система Оффице 2003, шема шифрирања била је врло слаба. Ако имате документ заштићен лозинком помоћу система Оффице 2003 или старије верзије, лозинку можете лако и брзо заобићи широко доступним софтвером за разбијање лозинки.

Са Оффице 2007, Мицрософт се почео озбиљније бавити сигурношћу. Оффице 2007 је прешао на напредни стандард шифровања (АЕС) са 128-битним кључем. Ово се сматра сигурним и значи да Оффице сада користи стварну, снажну енкрипцију за заштиту докумената када поставите лозинку. Тестирали смо функцију за шифровање ПДФ-а и утврдили да она користи 128-битно АЕС шифровање и у систему Оффице 2016.

ПОВЕЗАН:Шта је шифровање и зашто га се људи плаше?

Постоје две велике ствари на које морате пазити. Прво, сигурне су само лозинке које у потпуности шифрују документ. Оффице вам такође омогућава да поставите лозинку на „Ограничи уређивање“ датотеке - у теорији омогућавајући људима да виде датотеку, али је не могу уређивати без лозинке. Ова врста лозинке може се лако разбити и уклонити, омогућавајући људима да уређују датотеку.

Такође, Оффицеова енкрипција добро функционише само ако чувате у модерним форматима докумената као што је .доцк. Ако сачувате у старијим форматима докумената попут .доц – који су компатибилни са Оффице 2003 и старијим верзијама - Оффице ће користити старију, несигурну верзију шифровања.

Али докле год чувате датотеке у модерним Оффице форматима и користите опцију „Шифруј лозинком“ уместо опције „Ограничи уређивање“, документи би требало да буду сигурни.

Како заштитити Оффице документ лозинком

Да бисте Оффице документ заштитили лозинком, прво га отворите у програму Ворд, Екцел, ПоверПоинт или Аццесс. Кликните на мени „Датотека“ у горњем левом углу екрана. У окну са информацијама кликните на дугме „Заштити документ“ и одаберите „Шифруј лозинком“.

Дугме се у програму Мицрософт Ворд назива само „Заштити документ“, али у другим апликацијама има нешто слично. Потражите „Заштитите радну свеску“ у програму Мицрософт Екцел и „Заштитите презентацију“ у програму Мицрософт ПоверПоинт. У програму Мицрософт Аццесс на картици „Информације“ видећете само дугме „Шифруј лозинком“. Кораци ће иначе радити исто.

НАПОМЕНА: Ако желите да ограничите само уређивање документа, овде можете да изаберете „Ограничи уређивање“, али као што смо рекли, то није баш сигурно и лако се може заобићи. Боље је да шифрујете цео документ, ако можете.

ПОВЕЗАН:Како створити јаку лозинку (и запамтити је)

Унесите лозинку којом желите да шифрујете документ. Овде ћете желети да одаберете добру лозинку. Слабе лозинке могу се лако погодити пробијањем софтвера ако неко добије приступ документу.

Упозорење: Изгубит ћете приступ документу ако икада заборавите лозинку, па је чувајте! Мицрософт саветује да запишете име документа и лозинку и чувате га на сигурном месту.

Када је документ шифрован, на екрану са информацијама видећете поруку „За отварање овог документа потребна је лозинка“.

Следећи пут када отворите документ, видећете поље „Унесите лозинку за отварање датотеке“. Ако не унесете тачну лозинку, нећете моћи уопште да видите документ.

Да бисте уклонили заштиту лозинком из документа, кликните дугме „Заштити документ“ и поново изаберите „Шифруј лозинком“. Унесите празну лозинку и кликните на „ОК“. Оффице ће уклонити лозинку из документа.

Како створити ПДФ датотеку заштићену лозинком

Такође можете извести Оффице документ у ПДФ датотеку и заштитити је ПДФ датотеком лозинком. ПДФ документ ће бити шифрован лозинком коју наведете. Ово ради у програму Мицрософт Ворд, али из неког разлога не у програму Екцел.

Да бисте то урадили, отворите документ у програму Мицрософт Ворд, кликните дугме менија „Датотека“ и изаберите „Извези“. Кликните на дугме „Направи ПДФ / КСПС“ да бисте извели документ у ПДФ датотеку.

Кликните дугме „Опције“ на дну дијалошког прозора за спремање који ће се појавити. На дну прозора са опцијама омогућите опцију „Шифруј документ лозинком“ и кликните на „У реду“.

Унесите лозинку којом желите да шифрујете ПДФ датотеку, а затим кликните на „У реду“.

Када завршите, унесите име ПДФ датотеке и кликните на дугме „Објави“. Оффице ће извозити документ у ПДФ датотеку заштићену лозинком.

Упозорење: Нећете моћи да видите ПДФ датотеку ако заборавите лозинку. Обавезно га пратите или ћете изгубити приступ ПДФ датотеци.

Када је отворите, мораћете да унесете лозинку за ПДФ датотеку. На пример, ако отворите ПДФ датотеку у Мицрософт Едге-у - подразумеваном ПДФ прегледнику за Виндовс 10 - од вас ће бити затражено да унесете лозинку пре него што је погледате. Ово такође функционише и у другим ПДФ читачима.

Ова функција може да помогне у заштити посебно осетљивих докумената, посебно када их чувате на УСБ диску или у услузи складиштења на мрежи као што је Мицрософт ОнеДриве.

Шифровање целокупног диска, као што је Шифровање уређаја и БитЛоцкер на Виндовс рачунару или ФилеВаулт на Мацу, сигурније је и безболније за заштиту свих докумената на рачунару, посебно ако је рачунар украден.